Organizacja webinaru jako skuteczne narzędzie marketingowe

Organizacja webinaru to idealne rozwiązanie dla tych marek, które chcą edukować swoich odbiorców przed zakupem, budować i rozwijać markę osobistą właściciela, a nawet dodatkowo zarobić na płatnym udostępnianiu nagrań. 

Organizacja webinaru – korzyści płynące z tego narzędzia

Dla uczestników korzyści z dołączenia do webinaru są zwykle oczywiste. To nowa wiedza, inspiracje, możliwość zadawania pytań na żywo czy poznania interesujących przedsiębiorców. 

Dla marki z kolei nie zawsze są one zauważalne na pierwszy rzut oka. Do benefitów tych zalicza się przede wszystkim: 

• budowanie wizerunku eksperta i przekazywanie wartości merytorycznej – dzięki regularnym webinarom marka może zaznaczyć swoją obecność oraz konkretną pozycję w branży, 
• oszczędność czasu i budżetu – webinary pozwalają marce na dotarcie do odbiorców bez dużych nakładów finansowych i czasowych, które pojawiają się przy stacjonarnych wydarzeniach, 
• zasięg globalny – dzięki temu, że webinar to narzędzie online, nie generuje on ograniczeń terytorialnych dla uczestników i prowadzących, co w naszych projektach zwiększało grupę odbiorców, 
• interakcja z uczestnikami i ocieplenie wizerunku – dzięki możliwości czatu na żywo, odpowiadania na pytania i obserwowania uczestników marka może zdobyć cenną wiedzę o grupie docelowej oraz zbudować bardziej dostępny wizerunek,
• pozyskanie leadów – każdy odbiorca webinaru to teraz lub w przyszłości potencjalny klient marki, dotyczy to nawet wydarzeń, które nie mają mocnych komunikatów sprzedażowych,
• skrócenie decyzji zakupowej – dzięki webinarowi odbiorca zdobywa wiedzę, ale i uświadamia sobie swój problem, a także może zauważyć dla siebie gotowe rozwiązanie, co skraca podjęcie decyzji zakupowej,
• dodatkowy dopływ gotówki – nagrania z webinarów lub płatne miejsca można sprzedawać jako oddzielne produkty.

Cele organizacji webinaru przez markę

Poprzez organizację webinaru marka można realizować na przykład takie wysokopoziomowe cele: 

• uzyskania konkretnej pozycji na rynku, 
• zbudowania zaufania na linii marka – odbiorca, 
• wzmocnienia rozpoznawalności i świadomości o marce, 
• wsparcia sprzedaży i decyzji zakupowych. 

W kontekście konkretnych wydarzeń warto je jednak doprecyzować w zależności od tego, z jakiego powodu organizujemy dane seminarium. Wśród takich skonkretyzowanych celów mogą się znajdować na przykład: 

• sprzedaż jasno określonej jednej usługi lub produktu, 
• zebranie z góry założonej liczby leadów, 
• zbudowanie lub poszerzenie bazy mailingowej o wcześniej ustaloną liczbę osób, 
• zwiększenie zasięgu marki lub marki osobistej właściciela przez dotarcie do x osób. 

Bardzo istotne w kontekście celów jest to, aby zawsze były one ze sobą spójne – cele marki i samego webinaru. 

Planowanie webinaru – jak zrobić to dobrze? 

W dużej mierze skuteczność webinaru jest wynikiem odpowiednio przeprowadzonego procesu planowania jego elementów – od pomysłu, aż po realizację. My polecamy zastosowanie się do tych 5 kroków. 

1. Ustalenie grupy docelowej

Ustalenie grupy docelowej to wraz z wyborem tematu jeden z ważniejszych elementów. Jeśli nie odrobisz tego zadania, każdy kolejny krok będzie stratą czasu i pieniędzy nie tylko w kontekście płatnych reklam. Wyeliminuj ryzyko, że na przykład trafisz do studentów, którzy chcą się dokształcić w danym temacie czy firm, dla których oferta może być zbędna lub zbyt droga. 

2. Wybór tematu

Staraj się wybierać tematy, które są maksymalnie blisko Twojej oferty i corowej działalności. Oprócz tego temat webinaru powinien być odpowiedzią na jeden, konkretny problem odbiorców. Im szerszy temat, tym trudniej go skonkretyzować. 

3. Ustalenie terminu

Ustalając termin wydarzenia, należy wziąć pod uwagę kalendarz pod kątem wydarzeń branżowych czy świąt. Organizacja webinaru w terminie, gdy wypada inne wydarzenie w tej samej dziedzinie, może spowodować ograniczone zainteresowanie ze strony odbiorców. Dodatkowo termin webinaru dobrze jest ustalić wystarczająco wcześniej, tak aby zdążyć z przygotowaniem wszystkich potrzebnych materiałów oraz jego promocją. My polecamy minimum miesięczne wyprzedzenie.

4. Podział zadań i workflow

Za organizacją webinaru rzadko stoi tylko jedna osoba. Dlatego podział zadań jest tak ważny. W przypadku webinarów obszernych tematycznie czy takich, w których uczestniczy dużo osób lub mają one format dyskusyjny konieczny jest większy zespół – w tym koordynator całości wydarzenia, prelegent lub prelegenci, a także moderator czatu. Oprócz tego potrzebne są osoby, które będą odpowiadać za stronę techniczną i promocję. 

5. Próba wydarzenia 

Przed samym wydarzeniem warto zrobić próbę, która wskaże ewentualne problemy i niedociągnięcia, dając szansę na dopracowanie ich. To moment, kiedy sprawdza się, czy wszystko działa tak jak powinno i czy każdy wie, co ma robić – w tym, czy prelegenci radzą sobie technicznie z platformą. 

O czym nie możesz zapomnieć jako organizator?

Planując swój webinar, zwróć szczególną uwagę na te trzy kwestie.

1. Kampania promocyjna

Poza przygotowaniem samej platformy webinarowej potrzebujesz landing page z zapisami lub możliwością zakupu miejsca, serię mailingów do uczestników, copywriting postów reklamowych, grafiki lub animacje reklamowe czy treści na temat prelegentów (zdjęcia, bio). Tymi wszystkimi sprawami warto zająć się od razu po wyborze tematu i mówców. Kampanię reklamową w social mediach rekomendujemy prowadzić minimum dwa tygodnie przed terminem wydarzenia. Pamiętaj również o bezpłatnej promocji przez kanały, które już posiadasz. 

2. Test rejestracji uczestników

Organizacja webinaru wiążę się również z określeniem, czy jest to wydarzenie bezpłatne, czy płatne. Bez względu na wybraną opcję pamiętaj, aby przetestować całą ścieżkę zapisu. Czasami jeden mały błąd w automatyzacji może pozbawić Cię masy potencjalnych odbiorców. 

3. Materiały dodatkowe 

Formą dodatkowego materiału są na przykład nagrania w formie powtórki, notatki, slajdy, checklisty, e-booki. Materiały dodatkowe zwiększają wartość webinaru i zaangażowanie uczestników. Szczególnie, jeśli są jasno określone zasady ich otrzymania. Możesz zaznaczyć, że są one dostępne np. dla wszystkich osób będących na żywo albo tych wypełniających ankietę. 

Organizacja webinaru, ale od strony technicznej 

Strona techniczna podczas organizacji webinaru ma bezpośredni wpływ na postrzeganie marki przez odbiorców, ale zapewnia również komfort uczestników w trakcie wydarzenia. Nawet najlepiej przeprowadzony webinar i wartościowa treść nie obroni się, jeśli obraz i dźwięk będą niestabilne. 

Jeśli chodzi o wybór platformy, to polecamy szczególnie takie, które umożliwiają interakcję z odbiorcami typową dla webinarów. Dobrze sprawdza się na przykład ClickMeeting, ale na rynku jest również wiele innych opcji. Decydując się na konkretną z nich, trzeba wziąć pod uwagę wytyczne takie jak limit uczestników, dostęp do nagrania po wydarzeniu oraz możliwość moderacji czatu. Cena licencji zależy głównie od liczby uczestników. 

Jeśli chodzi o sprzęt, webinar nie wymaga instalacji specjalistycznego oprogramowania czy studia. Najważniejszy jest dźwięk, dlatego w miarę możliwości polecamy zewnętrzny mikrofon. Jeśli prelegenci będą korzystać z kamery wbudowanej w laptopa, warto ustawić go na podwyższeniu, aby uniknąć kadru skierowanego w sufit. 

Oprócz tego konieczne jest sprawdzenie łącza internetowego, aby wyeliminować problemy na tym polu. Pod ręką zawsze polecamy drugie źródło internetu np. w formie hotspota z telefonu. 

To wszystko nie tylko buduje profesjonalny wizerunek marki, ale daje również spokój prowadzącemu i prelegentom. Dzięki dbałości o szczegóły technologiczne uczestnicy mogą wynieść z webinaru wiedzę, inspiracje i przykłady, a problemy techniczne po stronie organizatora nie będą głównym punktem programu. 

Organizacja webinaru – co na zakończenie? 

Pamiętaj, że webinar nie kończy się w chwili wyłączenia kamery i dźwięku. Bardzo istotne jest również to, co zrobisz zaraz po zakończeniu transmisji. 

Typowe działania tutaj to: 

• wysyłka ankiety satysfakcji po webinarze, 
• e-mail sprzedażowy odnoszący się do treści webinaru,
• pytanie otwarte, jakie tematy poruszać na kolejnym spotkaniu,
• analiza danych i statystyk (np. stosunek rejestracji do obecności, konwersja na landing page),
• wysyłka ewentualnej powtórki z terminem możliwości obejrzenia materiału.

To właśnie takie aktywności pomagają wszystkim zaangażowanym zrozumieć efektywność webinaru oraz podjąć decyzję, czy powinien odbyć się kolejny.

Podsumowanie – organizacja webinaru 

Organizacja webinaru to proces obejmujący wiele etapów – od planowania, przez promocję, po kwestie techniczne i analityczne. To z pozoru proste zadanie wymaga sporo pracy nawet, jeśli planujesz wydarzenie na dosłownie kilkadziesiąt lub kilkaset osób. Poziom skomplikowania rośnie, jeśli masz większą liczbę prelegentów lub niskiej jakości własne media, które wygenerują pierwsze zapisy.

Jeśli rozważasz wprowadzenie webinaru do swojego marketingu oraz potrzebujesz pomocy przy jego organizacji, skontaktuj się z nami. Mamy doświadczenie zarówno z organizacją, jak i promocją tego typu wydarzeń.