Zasady wystąpień publicznych – 10 podpowiedzi dla prelegentów

Zanim przejdziemy omówimy zasady wystąpień publicznych, na początek chciałabym obalić kilka mitów, które często pojawiają się przy okazji tematyki wystąpień publicznych. 

• MIT: Najlepiej występują Ci, którzy mają talent.
  FAKT: Wystąpień publicznych można się nauczyć. Moi studenci przygotowywali naprawdę świetne prelekcje po zaledwie dwóch praktycznych warsztatach.
• MIT: Na wydarzeniach firmę powinni reprezentować handlowcy. 
  FAKT: Firmę powinny reprezentować osoby, które są najlepiej dopasowane do tematyki wydarzenia. Jeżeli na meet-up IT wyślesz handlowca, to na pewno się nie uda. Do osób technicznych powinny mówić inne osoby techniczne, które trzeba do tego po prostu przygotować.
• MIT: Bez wystąpień publicznych na konferencjach nie da się budować marki osobistej. 
  FAKT: Nie musisz występować ani często, ani dla dużej publiczności. Sama nie lubię brać udziału w konferencjach. Raczej stawiam na prowadzenie mniejszych szkoleń i warsztatów. Ale i tu, i tu potrzebujesz kompetencji dotyczących wystapień publicznych.

Wstęp za nami. Oto zasady wystąpień publicznych, które według mnie przydadzą się każdemu prelegentowi. 

1. Określ cel

Tę kwestię rozbiłabym na dwa oddzielne elementy. 

Po pierwsze, temat prelekcji powinien jasno obrazować odbiorcom jej cel i zakres. Jeśli nie potrafisz przedstawić go w formie jednego pełnego zdania czy frazy, prawdopodobnie masz podstawowy kłopot, czyli nie wiesz, o czym dokładnie chcesz mówić. W tym zakresie polecam skorzystać z dwóch technik – listowania (np. 5 problemów z przekazaniem praw autorskich majątkowych w umowach B2B) lub postawieniem otwartego pytania (np. Jak wdrożyć w firmie intranet w oparciu o Microsoft SharePoint?). 

Po drugie, skup się nie tylko na określeniu celu dla samego wystąpienia, ale także na wpisaniu danego wydarzenia w szerszy obraz Twojej marki. Czyli zanim usiądziesz do opracowywania slajdów, przemyśl, czy dana prelekcja na pewno wspiera Twój personal branding lub strategię marki firmowej? Każde narzędzie komunikacji, które zabiera Twój czas i pieniądze, powinno mieć swoją funkcję. Nie chodzi o to, żeby po prostu jeździć po konferencjach dla podbicia własnego ego.

2. Przygotuj strukturę

Wystąpienie, dokładnie tak jak szkolna rozprawka, powinno składać się z trzech elementów: wstępu, rozwinięcia i zakończenia. Wstęp pomoże Ci przyciągnąć uwagę i zbudować relacje. Możesz posłużyć się tu na przykład rekwizytem, anegdotą lub obrazowymi liczbami. Rozwinięcie to sedno Twojego przemówienia. Nadaj mu jasną kompozycję, aby odbiorcy (nawet jeśli na chwilę przestaną słuchać) mogli łatwo się odnaleźć w biegu przemówienia. Na koniec możesz jasno wskazać, co słuchacze mają przede wszystkim zapamiętać.

Pamiętaj, że najpierw budujesz samą strukturę przemówienia i ewentualnie notujesz najważniejsze myśli, a dopiero potem przygotowujesz slajdy (szczególnie, jeśli jesteś dopiero na początku drogi). Mi zdarza się równolegle budować strukturę wystąpienia i od razu prezentację, ale wynika to przede wszystkim z tego, że tematy moich wystąpień są do siebie zbliżone oraz mam potężną bazę slajdów. Im więcej masz materiałów, tym szybciej wszystko powstaje.

3. Naturalnie się poruszaj

Zrezygnuj z wyuczonych gestów rodem z podręczników. Po prostu kontroluj swoją postawę. 

• Stój stabilnie na lekko rozstawionych nogach, nie przesadzaj z chodzeniem po scenie.
• Postaraj się trzymać proste plecy i wypiąć klatę piersiową do przodu (nie garb się). 
• Nie ustawiaj się tyłem do publiczności, unikaj też ustawiania się bokiem. 
• Nie wchodź w światło rzutnika.
• Skoordynuj ruch z tym, co mówisz, nie gestykuluj ponad potrzebę.

Wszelkie wyuczone gesty (typu „piramidki” polityków) mogą wręcz zniechęcić do Ciebie publiczność. Zamiast tracić czas na tego typu teatralne zachowania lepiej skupić się na merytoryce i dostępności prezentacji. 

4. Mów zrozumiale

Dostosuj styl do odbiorców i tematyki. Zupełnie inaczej będziesz mówić do zaawansowanych ekspertów w danej dziedzinie, a inaczej do początkujących. Są jednak pewne ogólne zasady, które przydają się bez względu na poziom wiedzy czy sformalizowania relacji. 

• Mów przystępnym językiem, tj. zrozumiałym bez wysiłki dla słuchaczy.
• Stosuj drogowskazy typu: „moja pierwsza wskazówka to…”, „teraz przejdziemy do…”.
• Buduj proste, naturalnie brzmiące zdania. 
• Używaj obrazowych przykładów.
• Pamiętaj o modulacji głosem i podkreślaniu najważniejszych fraz.

5. Zachowaj kontakt z publicznością

Jeśli występujesz przed niewielką publicznością (np. około 50 osób), wciągaj ją w dyskusję czy aktywuj przez pytania oparte o podniesienie ręki. W sali szkoleniowej czy wykładowej taki zabieg uda się zrobić bez najmniejszego problemu. Wzrokiem staraj się wówczas obejmować całą salę. Jeśli masz przed sobą dużo wiekszą publiczność lub otwartą przestrzeń np. podczas targów czy konferencji, dopasuj tę kwestię do okoliczności.

W każdym przypadku obserwuj twarze swoich słuchaczy (jeśli światło na to pozwala), bo będzie to dla Ciebie najlepszy dowód, czy publiczność jest zainteresowana. Pogódź się przy tym z faktem, że część odbiorców nie będzie słuchać. To wcale nie musi to wynikać ze złej woli lub Twojego nieprzygotowania. Czasem po prostu każdy z nas nie ma siły na konsumowanie nawet ciekawych treści.

6. Przygotuj materiały uzupełniające

Slajdy w PowerPoint czy Keynote to nie są ekwiwalentem wystąpienia publicznego! To tylko narzędzie pomocnicze, które ma ułatwić Ci odnalezienie się na scenie lub pomóc odbiorcom lepiej zrozumieć tematykę prelekcji. Mają one uzupełniać Twój występ.

Zamiast prezentacji możesz skorzystać także z szeregu innych narzędzi: wydrukowanych plansz, tablic, flipchartów, ilustracji, wideo. Te elementy nie są obowiązkowe. Jeśli jednak zdecydujesz się na ich przygotowanie, zrób to rzetelnie. 

7. Ubierz stosowny i wygodny strój

Załóż strój dostosowany do wydarzenia i taki, w którym czujesz się swobodnie. Pracowałam raz z prelegentem, który w białej koszuli zapiętej pod szyję wypadł zdecydowanie gorzej niż w luźnym, casualowym ubraniu. Strój był w tym przypadku bezpośrednim blokerem.

Poza tym ubranie warto dobrać do grupy docelowej – inna atmosfera panuje na biznesowej konferencji dla kadry zarządzającej, a inna na meet-upie IT. Jeśli jakiś rodzaj stroju jest elementem Twojego wizerunku osobistego, nie musisz go na siłę zmieniać. 

8. Nie walcz uporczywie z tremą

Stres przed wystąpieniem jest czymś naturalnym, a nawet powiedziałabym, że pozytywnym. Trema potrafi zmotywować, pomóc w lepszym skupieniu, a jej świadomość częściej skłania do szybszych i skuteczniejszych przygotowań. Nie zapanujesz nad stresem bez doświadczenia, więc po prostu daj z siebie wszystko i występuj jak najczęściej.

Jeśli na początku stres Cię kompletnie zjada, polecam po prostu się wyciszyć (każdy zrobi to inaczej). Moim zdaniem lepszym rozwiązaniem będzie posłuchanie spokojnej muzyki na słuchawkach niż nakręcanie się przez rozmowy z innymi prelegentami (na przykład dużo bardziej doświadczonymi).

9. Ćwicz

Nawet, jeśli wystąpienie wygląda swobodne, rzadko ma to coś wspólnego ze spontanicznością. Każda prelekcja wymaga treningu – przed lustrem, w sali konferencyjnej, przed przykładową publicznością. Wszystkie osoby, które widzisz na scenie lub YouTube robią to dobrze, bo prawdopodobnie ćwiczą tę kompetencję od lat, a na początku… były tak samo zagubione jak prawdopodobnie Ty teraz. 

Im więcej razy powiesz dane przemówienie, tym większe masz szanse na udane wystąpienie przed publicznością. Dlatego próby odwzorowujące warunki finalnej prelekcji są tak ważne. Jeśli masz możliwość, wykonaj je w tej samej sali, gdzie odbywa się szkolenie, konferencja, targi. W przypadku wystąpień online (np. webinar) koniecznie zapoznaj się z platformą streamingową przed dołączeniem na żywo do wydarzenia.

10. Analizuj

Od publiczności zbieraj pozytywny i negatywny feedback. Możesz to zrobić w formie ankiety, rozmów po wystąpieniu czy przez czytanie komentarzy pod wideo (z odpowiednim dystansem oczywiście). Dzięki temu każdy Twój kolejny występ będzie coraz bliższy perfekcji.

Formą analizy własnych wystąpień jest również ich nagrywanie oraz później odsłuchiwanie lub oglądanie. Na kamerze doskonale zobaczysz, czy Twoja postawa ciała, ruchy, gestykulacja i ogólna prezentacja zgadzają się z założeniami marki.

Zasady wystąpień publicznych – podsumowanie

Z mojego doświadczenie przygotowanie i minimalne przećwiczenie prezentacji (dwukrotne) zajmuje około 15-20 godzin roboczych. Oznacza to, że prawie cały tydzień ktoś pracuje nad przygotowaniem takiej prelekcji. Nie da się zrobić tego na ostatnią chwilę. 

Jeśli jesteś początkującym prelegentem, trudno będzie Ci samodzielnie przygotować treść wystąpienia, przećwiczyć je i później analizować. Nie jest to niemożliwe, ale dużo szybciej osiągniesz efekt, jeśli skorzystasz z pomocy kogoś, kto wcześniej pracował z publicznością i prelegentami. Zgłoś się do naszej agencji, jeżeli masz przed sobą ważne wystąpienie. Pomożemy Ci wdrożyć w życie opisane tu zasady wystąpień publicznych.