Jak komunikować się z mediami? Unikaj tych błędów!

Utrzymanie dobrych relacji z dziennikarzami kiedyś uznawano za jedno z podstawowych zadań specjalistów ds. PR. Dzisiaj – w świecie, gdzie każda firma posiada media własne – media relations choć są wspierane przez inne kanały, nadal pozostają istotne.

Jakich błędów unikać podczas kontaktów z dziennikarzami?

1. Słabej jakości treści

Do mediów należy wysyłać informacje nie tylko sprawdzone i wewnętrznie ustalone jako oficjalne, ale także przygotowane według prasowych standardów. Teksty muszą być przejrzyście skomponowane, zawierać wypowiedzi przedstawicieli firmy i wyczerpująco opowiadać o temacie. Nieakceptowalne są błędy językowe, stylistyczne czy ortograficzne. Dziennikarz to nie korektor – ma korzystać z naszych treści, a nie je poprawiać.   

2. Spóźniona komunikacja

Gdy event dzieje się w poniedziałkowe popołudnie, informacja prasowa o nim dziennikarz powinien mieć najpóźniej we wtorek rano. Wcale nie dlatego, że każda redakcja wręcz z niecierpliwością czeka na newsa o nas i spieszy do publikacji (choć takie informacje oczywiście także się zdarzają!). Częściej jednak tekst trzeba zwyczajnie wpisać w kalendarz publikacji, a także przypomnieć się mediom. Szybka wysyłka skraca czas pomiędzy eventem a datą publikacji treści, co sprawia, że news nadal jest świeży.

3. Nowy wywiad po autoryzacji

Autoryzacja nie jest szansą na ponownie odpowiedzi na zadane przez dziennikarza pytania! To tylko możliwość sprawdzenia, czy autor wywiadu dobrze nas zrozumiał i nie zmodyfikował treści. Język mówiony i język pisany znacząco różnią się od siebie, stąd autoryzacja pozwala sprawdzić, czy zmiana formy nie wpłynęła też na zmianę znaczenia.

4. Nachalny kontakt

Dziennikarz nie ma żadnego obowiązku opublikowania komunikatu prasowego. Jeśli dzwonisz do prasy po wysłaniu komunikatu, pytaj raczej, czy na pewno ktoś Twoją wiadomość otworzył i nie potrzebuje dodatkowych informacji (np. cytatów, liczb, zdjęć w większym rozmiarze). Jeśli czujesz, że media nie są zainteresowane newsem, odpuść. To nic złego zrozumieć, że tym razem nie udało się „sprzedać” informacji.

5. Niedotrzymanie słowa

Jeśli umawiasz się na dosłanie wypowiedzi do godz. 12:00, 11:59 dziennikarz powinien ją mieć w swojej skrzynce e-mailowej. W ten sposób budujesz nie tylko dobre, wiarygodne partnerstwo, ale przede wszystkim pokazujesz, że wiesz, jak funkcjonują media. Gazetę trzeba złożyć do konkretnej godziny, scenariusz programu zaakceptować z dużym wyprzedzeniem, a druk magazynu nie dzieje się od ręki. Wysyłając materiały na czas, nie generujesz problemów organizacyjnych.  

6. Zapominanie o mediach branżowych

Media mocno sprofilowane tematycznie w wielu wypadkach okazują się dużo sensowniejsze niż ogólnopolskie tytuły o szerokim i jedocześnie rozproszonym zasięgu. Mają one niższe nakłady, ale często sprzedają się w formie prenumeraty, co oznacza pewnego odbiorcę. Dzięki współpracy z dziennikarzami branżowymi dotrzesz do środowiska profesjonalistów, czego nie gwarantują ogólnopolskie tytuły.