Promocja wydarzenia – 9 sposobów, jak robić to w praktyce

Zaplanowanie, a nawet zorganizowanie wydarzenia jest tylko jednym z elementów projektu eventowego. Olbrzymią rolę odgrywa tutaj jego promocja, bo o sukcesie najczęściej decyduje frekwencja. Dlatego, jeśli masz przed sobą takie zadanie, warto podzielić uwagę pomiędzy dwa obszary: zarządzanie i promowanie. 

Promocja wydarzenia a cele

Eventy mogą pełnić różne funkcje w marketingu. Do zrealizowania możesz mieć w tym przypadku cele: 

• biznesowe, jak premiera nowego produktu,
• wizerunkowe, w postaci przykładowo budowania konkretnych skojarzeń z marką,
• sprzedażowe, na przykład po prostu sprzedaż biletów,
• edukacyjne, gdzie skupiasz się na przekazywaniu wiedzy i doświadczeń na początkowym etapie lejka marketingowo-sprzedażowego,
• charytatywne, w które angażujesz swoich pracowników, jak popularne biegi.

Skala eventu nie ma tu dużego znaczenia, bo każdy wymaga jakiejś komunikacji – niezależnie, czy są to konferencje stacjonarne lub online, webinary, wydarzenia sportowe czy nawet wewnętrzne dla pracowników. 

Jakie najważniejsze informacje powinna zawierać komunikacja eventu? 

W praktyce często widzimy, że nawet wartościowe wydarzenia są źle komunikowane przede wszystkim w zakresie przekazywanych informacji. Czyli przykładowo mamy piękną stronę internetową, ale brakuje na niej ważnych dla odbiorców danych. Dlatego zanim zaczniesz uruchamiać kampanie i kupować powierzchnie reklamowe, zrób sobie krótką notatkę informacją, o czym nie możesz zapomnieć podczas promocji. 

Wśród tych informacji znajduje się: 

1. Tytuł – który jednoznacznie określa temat lub charakter wydarzenia, pamiętaj, żeby nie był zbyt długi.
2. Data i godzina – konkretna data oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia, w przypadku wydarzeń kilkudniowych dotyczy to każdego dnia. 
3. Koszt – informacja, czy wydarzenie jest płatne czy bezpłatne. 
4. Lokalizacja – dokładny adres, gdzie odbywa się wydarzenie lub określenie, jeśli jest online, to pod jakim linkiem i jak go otrzymamy.
5. Rejestracja – czyli gdzie można nabyć bilety na wydarzenie lub zapisać się jako uczestnik. 
6. Grupa docelowa – czyli kto najlepiej odnajdzie się na danym wydarzeniu, im bardziej szczegółowa klasyfikacja, tym lepiej.
7. Benefity – czyli czego można się dowiedzieć, dlaczego warto wziąć udział. 
8. Harmonogram – w szczególności dla rozbudowanych eventów typu konferencje.  
9. CTA – czyli call to action, wezwanie do działania typu “Zarejestruj się teraz!”. 
10. Hashtagi – propozycja hashtagów do użycia w mediach społecznościowych, aby zwiększyć widoczność wydarzenia. 
11. Partnerzy oraz sponsorzy – logo lub nazwy partnerów i sponsorów danego wydarzenia. 
12. Kontakt – do osoby lub firmy odpowiedzialnej w razie dodatkowych pytań. 
13. Dodatkowe informacje – dotyczące miejsca wydarzenia, parkingu czy innych wskazówek przydatnych dla uczestników.

Te elementy znacząco wpływają na klarowność promocji wydarzenia, a podanie ich sprawia, że organizator ma mniej korespondencji do obsłużenia bezpośrednio przed eventem (telefony, wiadomości e-mailowe, na czatach).

Promocja wydarzenia na 9 sposobów

Kiedy wiesz już po co chcesz promować dane wydarzenie oraz jakie najważniejsze informacje powinny trafić do potencjalnych odbiorców, czas na rozpowszechnienie informacji o wydarzeniu na większą skalę. 

Oto 9 sposobów, za pomocą których możesz stworzyć skuteczną komunikację eventu. 

1. Key visual

Promocja wydarzenia często wymaga zupełnie innej oprawy wizualnej niż posiada sama firma je organizująca. Szczególnie sprawdza się to w przypadku dużych wydarzeń, które z biegiem czasu są cykliczne oraz stają się osobną marką. 

Key visual to charakterystyczny język wizualny marki. Składają się na niego na przykład kolorystyka, typografia, specyfikacja zdjęć, nietypowe tło czy ilustracje. 

Key visual powinno nawiązywać do specyfiki wydarzenia, a co za tym idzie przyciągnąć odpowiednią grupę docelową. Wszystkie materiały graficzne muszą zostać przygotowane w tym samym stylu i motywie. W zależności od rozmiarów konkretnych materiałów dopasowanie ich układu także jest bardzo istotne. Dopasowana komunikacja oraz identyfikacja wizualna znacząco mogą wpłynąć na sukces wydarzenia. 

2. Dedykowany landing page

Każde organizowane wydarzenie powinno posiadać swój własny landing page. Jest to scorllowana, jedna długa strona internetowa, gdzie organizator może przekazać wszystkie najważniejsze informacje i prowadzić sprzedaż lub zapisy. Bez takiej witryny, nie masz gdzie kierować ruchu z reklam czy mediów społecznościowych. Dlatego dedykowana strona www to must have. 

Jednak, aby landing page przynosił oczekiwane efekty, ważne jest zbudowanie go w odpowiedni sposób. O tym, czym powinien charakteryzować się skuteczny landing page przeczytasz tutaj. 

3. Media społecznościowe

W przypadku większości wydarzeń komunikacja w social mediach będzie jednym z najprostszych sposobów na promocję. 

Pierwsze publikacje w mediach społecznościowych powinny pojawić się stosunkowo wcześnie. Możesz zacząć od klasycznego „save the date”, gdzie nie mówisz jeszcze o szczegółach, ale już komunikujesz, kiedy odbędzie się dany event. Przykład takiego posta u jednego z naszych klientów możesz znaleźć tutaj. 

W kolejnych postach możesz przybliżyć tematykę czy prelegentów. Tutaj znajdziesz przykład takiej publikacji dla inicjatywy Meet(IP)ings – kolejnego naszego klienta, który cykliczne organizuje spotkania dla specjalistów własności intelektualnej. Pamiętaj, aby w tych publikacjach podawać informacje z naszej checklisty, którą opisałam wyżej. 

Wśród postów związanych z wydarzeniem ważne jest również podsumowanie, które kończy daną serię publikacji oraz pokazuje, jakie efekty uzyskaliśmy. Możesz je opublikować w formie galerii zdjęć, wideo, infografiki czy planszy z podziękowaniem. Tutaj przykład z podsumowania naszego webinaru charytatywnego. 

4. Prelegenci wydarzenia 

Promocja wydarzenia obejmuje najczęściej również aktywizację prelegentów (głównie w social mediach). Decydując się na zaangażowanie w evencie ekspertów z danej branży, jest ogromna szansa na zdobycie zainteresowania również wśród ich grupy docelowej. Dodatkowo, jeśli osoba występująca jest uznaną postacią, samo jej nazwisko będzie przyciągało uczestników. 

Przykładowo w gronie naszych realizacji mamy promocję wykładu brytyjskiego profesora onkologii Roberta Thomasa, gdzie w 100% wypełniliśmy salę wykładową. Event odbywał się w ramach współpracy z marką Pomi-T. 

5. Płatne reklamy online 

Przy większości eventów działanie organicznymi – czyli bezpłatnymi metodami – raczej nie wystarczy. Dlatego promocja wydarzenia poprzez reklamy sponsorowane na przykład na Facebooku, LinkedInie czy w Google, warto, aby była kolejnym krokiem. 

Reklama pozwala na dotarcie do bardzo konkretnej grupy osób, co zwiększa nasze szanse na zapis lub sprzedaż. Personalizacja postów sponsorowanych może być przykładowo pod kątem branży, firmy czy zajmowanego stanowiska. Jeśli masz dobrze określoną grupę swojego eventu, wąskie targetowanie w reklamie będzie Twoim sprzymierzeńcem. Będzie to także rozwiązanie dużo tańsze niż tradycyjne reklamy prasowe czy billboardy. 

6. Newsletter 

Przy okazji zapisów warto zbierać zapisy do newslettera z dwóch powodów: 

• Masz w jednym miejscu całą grupę uczestników, do której możesz kolejno prowadzić komunikację informacyjną (przypomnienia, kwestie organizacyjne).
• Gromadzisz listę mailingową, którą możesz uruchomić za rok przy organizacji kolejnej edycji (a tym samym szybko zyskać już obeznanych z tematem uczestników). 

Do wysyłki newsletterów poza bazą kontaktów potrzebujesz narzędzia mailingowego (my polecamy na przykład MailerLite), wzorów wizualnych wiadomości zgodnych z key visual oraz copywritingu. 

7. Influencer marketing 

Ambasadorzy i influencerzy idealnie sprawdzają się w przypadku chociażby wydarzeń z branży kosmetycznej lub modowej – czyli tam, gdzie tego typu marketing ma mocne podstawy. Promocja wydarzenia przez influencera może być skuteczna, bo ma on już swoje grono obserwatorów oraz kojarzy się z daną tematyką. Zainteresowani followersi mogą być gotowi wziąć udział w Twoim wydarzeniu, ponieważ reklamuje je osoba, którą znają, lubią oraz której polecenia rozważają. 

8. Media tradycyjne 

Jeśli rozważasz promocję wydarzenia na większą skalę, polecamy przyjrzeć się również tradycyjnym mediom i skorzystać przykładowo z: 

• Wysyłki informacji prasowej do redakcji.
• Wykupu artykułu sponsorowanego.
• Zarezerwowaniu billboardów i citylightów.
• Nagrania spotu radiowego.
• Wizyty sponsorowanej w telewizji. 

Tu ważna będzie lokalizacja eventu (media lokalne) oraz branża (media specjalistyczne). 

9. Patronaty medialne i sponsorzy 

W przypadku wielu wydarzeń jako jeden ze sposobów promocji sprawdzą się patronaty medialne oraz sponsorzy. Szczególnie, jeśli Twoje wydarzenie dotyczy tematyki, którą inne firmy bądź organizację mogą wesprzeć bez konfliktu interesów. I w jednym, i w drugim przypadku będziesz mieć do czynienia z ofertą sponsorską, dlatego wcześniej warto przygotować się do takich negocjacji – zarówno, kiedy Ty płacisz za patronat, jak i kiedy sponsorzy płacą za ekspozycję Tobie. 

Promocja wydarzenia – raportowanie danych i wnioski 

Promocja wydarzenia zawsze powinna zostać zakończona podsumowaniem komunikacji w postaci raportu. Jest to szczególnie ważne, aby móc ocenić skuteczność wdrożonych założeń i wyciągnąć wnioski na przyszłość.  

W przypadku takiego podsumowania powinno się przeanalizować dane liczbowe, przykładowo w postaci: 

• osób zapisanych na wydarzenie i osób rzeczywiście biorących udział (z doświadczenia wiemy, że przy organizacji webinarów często z osób zapisanych na samym początku realnie pojawia się 20-30%),
• poziomu wypełnienia sali w przypadku eventów stacjonarnych, na przykład przy promocji Cloud & Data Center Day przekroczyliśmy to KPI na poziomie 133%,
• kosztu reklam na jednego pozyskanego uczestnika (co da obraz rentowności kampanii),
• odtworzenia w formie powtórki, jeśli event był w formie online i jest możliwy do późniejszego obejrzenia,
• zasięg oraz zaangażowanie odbiorców, które pozwolą prognozować, czy kontynuowanie inicjatywy ma sens,
• AVE publikacji prasowych, na przykład w ramach jednego z naszych projektów dla marki Balamonte publikacje medialne o otwarciu nowego salonu mody osiągnęły wartość 70 tys. złotych. 

Podsumowanie 

Jeśli w promocji swojego wydarzenia chcesz użyć wielu narzędzi komunikacji lub w ogóle zajmujesz się takim projektem pierwszy raz, warto rozważyć skorzystanie z pomocy agencji komunikacji. Będzie ona cennym uzupełnieniem Twoich działań z zakresu zarządzania i organizacji eventu. Agencja pomoże Ci nie tylko w samej promocji, ale w interpretowaniu danych i wyciąganiu wniosków po wydarzeniu.